Derechos y responsabilidades de la Ley de Libertad de Información (FOIA)

Cómo solicitar registros del Departamento

Al solicitar registros del Departamento, NextRequest es la forma preferida y más eficiente de realizar esa solicitud de información.
Su solicitud debe indicar qué registros está buscando con «especificidad razonable». Esta petición alude al sentido común. No se refiere al volumen o la cantidad de registros que usted solicite y tampoco los limita; sin embargo, sí le pedimos la mayor especificación, para que podamos identificar y localizar los registros que busca.
Su solicitud debe aplicar registros o documentos existentes. La FOIA le otorga el derecho de inspeccionar o copiar registros; no se aplica a una situación en la que se hacen preguntas generales sobre el trabajo del Departamento, ni requiere que el Departamento cree un registro que no existe.
Usted puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato utilizado por el Departamento en el curso regular de los negocios.
- Por ejemplo, si está solicitando registros mantenidos en una base de datos de Excel, puede optar por recibir esos registros electrónicamente, por correo electrónico o en un disco de computadora, o recibir una copia impresa de esos registros
Si tenemos consultas sobre su solicitud, colabore con el personal para aclarar el tipo de registros que busca o intente llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud extensa. Hacer una solicitud en virtud de la FOIA no es un proceso contencioso, pero es posible que necesitemos hablar con usted sobre su solicitud para asegurarnos de que entendemos qué documentos busca.
Puede solicitar registros del Departamento por correo postal, fax, correo electrónico, en persona o por teléfono. Desde una perspectiva práctica, puede ser útil tanto para usted como para la persona que recibe su solicitud presentar su solicitud por escrito. Esto le permite crear un registro de su solicitud.

Hacer una solicitud de FOIA en línea

El portal en línea NextRequest lo ayudará a comunicarse con la Policía Estatal de Virginia sobre los documentos que necesita.

Nota: Las solicitudes de FOIA para informes de accidentes/choques deben enviarse al Departamento de Vehículos Motorizados de Virginia.

Sus derechos en virtud de la FOIA

Usted tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de los registros públicos, o ambos.
Tiene derecho a solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado.
Si considera que se han infringido sus derechos en virtud de la FOIA, puede presentar una petición en un tribunal distrital o de circuito para que se cumpla lo estipulado en la FOIA.

Nuestras responsabilidades al responder a su solicitud

El Departamento debe responder a su solicitud dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción. El "Día Uno" se considera el día luego de recibir su solicitud. El periodo de cinco días no incluye fines de semana ni días festivos.
La razón detrás de su solicitud de registros públicos es irrelevante y el Departamento no puede preguntarle por qué desea los registros antes de responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA permite que el Departamento le pida que proporcione su nombre y dirección legal.
La FOIA requiere que el Departamento haga una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del período de cinco días:
1. Proporcionarle los registros que ha solicitado en su totalidad.
2. Retener todos los registros que haya solicitado, ya que todos los registros están sujetos a una exención legal específica. Si se retienen todos los registros, el Departamento debe enviarle una respuesta por escrito. Esa respuesta debe identificar el volumen y el tema de los registros que se retienen, e indicar la sección específica del Código de Virginia u otra ley que permite o requiere la retención de los registros.
3. Proporcione algunos de los registros que ha solicitado, pero retenga otros registros. El Departamento no puede retener un registro completo si solo una parte de él está sujeto a una exención. En ese caso, el Departamento puede redactar la parte del registro que puede ser retenida y debe proporcionarle el resto del registro. El Departamento debe proporcionarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia u otra ley que permita o requiera que se retengan partes de los registros solicitados.
4. Si es prácticamente imposible que el Departamento responda a su solicitud dentro del período de cinco días, el Departamento debe indicarlo por escrito, explicando las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esta disposición permitirá al Departamento siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que le dará al Departamento un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud.
5. Al recibir una solicitud de FOIA, y antes de realizar una búsqueda de registros, el Departamento notificará al solicitante que tiene derecho a una estimación de costos por adelantado. Con el fin de mantener la eficiencia del proceso de FOIA, se le pide que responda de inmediato si necesita una estimación.
Si usted hace una solicitud de una gran cantidad de registros, y el Departamento considera que no puede proporcionarle los registros dentro de 12 días sin interrumpir otras responsabilidades organizacionales, el Departamento puede solicitar al tribunal tiempo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA requiere que el Departamento haga un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted con respecto a la producción de los registros antes de ir a la corte para solicitar más tiempo.

Costos

Un organismo público puede cobrar cargos razonables que no excedan el costo real incurrido para acceder, duplicar, suministrar o buscar los registros solicitados y hará todos los esfuerzos razonables para suministrar los registros solicitados al menor costo posible. Ningún organismo público impondrá honorarios o gastos superfluos, intermediarios o superfluos para recuperar los costos generales asociados con la creación o el mantenimiento de registros o la realización de las transacciones generales de los asuntos del organismo público. La tasa de duplicación cobrada por un organismo público no excederá del coste real de la duplicación. Antes de realizar una búsqueda de registros, el organismo público notificará al solicitante por escrito que el organismo público puede cobrar cargos razonables que no excedan el costo real incurrido en el acceso, la duplicación, el suministro o la búsqueda de los registros solicitados y preguntar al solicitante si desea solicitar una estimación de costos antes del suministro de los registros solicitados como se establece en la subsección F de los 22-3704 del Código de Virginia.
Si el Departamento estima que le costará más de $200 responder a su solicitud, es posible que le solicitemos que pague un depósito antes de proceder con su solicitud.
NOTA: Como se indicó anteriormente, puede solicitar que el Departamento calcule por adelantado los cargos por el suministro de los registros que ha solicitado. Esta estimación le informará de los costos iniciales o le dará la oportunidad de modificar su solicitud en un intento de reducir los costos estimados.

Contacto de solicitud de FOIA

Si no está utilizando la herramienta de solicitud en línea, utilice la siguiente información de contacto para enviar su solicitud.

Oficial de FOIA: Sargento primero William K. Shipman
Teléfono: (804) 674-2642
Fax: (804) 968-0322

Exenciones comunes a las solicitudes de FOIA

El Código de Virginia permite a cualquier organismo público retener ciertos registros de la divulgación pública. El Departamento comúnmente retiene registros sujetos a las siguientes exenciones:

Solicitudes de personas encarceladas en un centro correccional estatal, local o federal (§ 2.2-3703(C)).
Registros de personal (§ 2.2-3705.1 (1) ).
Registros sujetos al privilegio abogado-cliente (§ 2.2-3705.1 (2)) o producto del trabajo del abogado (§ 2.2-3705.1 (3)).
Pruebas o exámenes utilizados, administrados o preparados con fines de evaluación de las calificaciones o aptitudes para el empleo, retención o promoción de cualquier empleado o solicitante de empleo, o calificaciones para cualquier licencia o certificado (§ 2.2-3705.1 (4)).
Información de propiedad exclusiva del proveedor (§ 2.2-3705.1 (6)).
Registros relacionados con la negociación y adjudicación de un contrato, antes de la adjudicación de un contrato (§ 2.2-3705.1 (12)).
Planes e información para prevenir o responder a actividades terroristas, cuya divulgación pondría en peligro la seguridad de cualquier persona (§ 2.2-3705.2 (14)).

Los siguientes registros solicitados con frecuencia se rigen por los siguientes estatutos:

Las investigaciones penales activas se rigen por las restricciones establecidas en los § 52-8.3.
Los registros de antecedentes penales se rigen por las restricciones establecidas en los § 19.2-389.
Los partes de accidentes y la información relativa a los accidentes se rigen por los § 46.2-379 y § 46.2-380. Se puede obtener un informe de accidente (FR300) a través del Departamento de Vehículos Motorizados de Virginia.
La información del Registro de Delincuentes Sexuales se rige por los 91900 y siguientes.
Archivos de inteligencia criminal, Título 28 Código de Regulaciones Federales, Parte 23.

NOTA: La Ley Federal de Libertad de Información solo se aplica a las agencias federales y no al Departamento u otras agencias estatales.

Recurso adicional para preguntas

El Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre la FOIA. El Consejo puede ser contactado por correo electrónico a foiacouncil@dls.virginia.gov, o por teléfono al (804) 698-1810 o (866) 448-4100.