Introducción
El programa de Servicios de Selección de Negocios de Virginia (BSS) es una iniciativa mandatada por el estado regulada por la Policía Estatal de Virginia (VSP) bajo el Código de Virginia § 19.2-392.16. Exige que las compañías que gestionan antecedentes penales y de tráfico en Virginia registren y cumplan con normativas específicas para garantizar una gestión adecuada de la información sensible.
¿Quién debería registrar?
- Agencias de selección de empleo
- Servicios de selección de inquilinos
- Cualquier negocio que coleccione, ensamble, evalúe,
o difundir antecedentes penales/de tráfico de la VA
¿Por qué registrar?
- Garantizar el cumplimiento legal del Virginia Code § 19.2-392.16
- Accede a órdenes oficiales de sellado para antecedentes penales y de tráfico
- Obtén una cotización pública como proveedor BSS certificado y autorizado por el estado de Virginia
- Protege tu negocio de posibles sanciones y acciones legales
Proceso de registro
- Completa el Acuerdo de Usuario BSS a través de Docusign
- Presenta la documentación requerida (por ejemplo, W-9, licencia comercial)
- Paga la cuota anual de licencia
- Designar usuarios autorizados para el acceso al portal BSS
- Implementar las medidas de seguridad de datos requeridas
- Establecer procedimientos para la gestión de registros y la resolución de disputas
Plazos de inscripción y disponibilidad de programas
El programa BSS está previsto para lanzar el 01de julio de 2026. Esta es la fecha en la que la Policía Estatal de Virginia comenzará a proporcionar información sobre órdenes de sellos a las agencias BSS aprobadas y registradas.
La fecha exacta en la que las agencias elegibles podrán comenzar a presentar solicitudes de registro aún no está finalizada. Se anima a las agencias de BSS prospectivas a:
- Sigue este sitio web de manera regular para anuncios oficiales y actualizaciones
- Revise previamente los criterios de elegibilidad publicados, la información sobre tasas de licencia y los recursos técnicos.
- Comenzar la planeación interna para el cumplimiento, cambios en los sistemas de información y formación del personal.
Más detalles sobre la fecha de apertura del registro, cómo aplicar y los hitos clave se publicarán aquí tan pronto como estén disponibles.
Cuota anual de licencia
- Todas las agencias BSS aprobadas deben pagar una cuota anual de licencia de30$ ,000 por cuenta.
- La tasa debe pagar en su totalidad en el momento del registro inicial, antes de que la agencia obtenga acceso al portal de pedidos de sellos.
- Tras el registro inicial, se debe pagar una tasa de renovación de30$000 cada año en el aniversario de la fecha de registro de la agencia.
- El incumplimiento de la cuota anual de renovación de licencia antes de la fecha límite resultará en la suspensión del acceso a la información de la orden de sellos y, si no se corrige, en el cierre de la cuenta BSS conforme a los requisitos del programa.
Requisitos clave
- Mantener la confidencialidad de las órdenes de sellado
- Confirma inmediatamente la recepción de órdenes de sellado
- Eliminar los registros sellados inmediatamente luego de la notificación para evitar una mayor difusión
- Implementar medidas robustas de seguridad de datos
- Renovar el registro anualmente
Consecuencias de la no inscripción
- Acciones legales por parte de las partes lesionadas o del Fiscal General
- Sanciones civiles de hasta2$ ,500 por infracción intencionada
- Posible interrupción del negocio y daño reputacional
Información de Contacto
Para más información o asistencia con los requisitos de registro y los estándares de procesamiento de pedidos de sello, incluidos los formatos técnicos de archivo, las agencias de selección empresarial pueden contactar con la sección de Cuentas del Intercambio de Registros de Solicitantes Civiles (CARE) de VSP en ncjihelp@vsp.virginia.gov.
Resources
Archivo de Orden de Sello de Muestra
Para ayudar a las agencias del Servicio de Selección de Empresas (BSS) a preparar sus sistemas internos para recibir y procesar notificaciones de pedidos de sellos, la Policía Estatal de Virginia puso a disposición un archivo de muestra de pedidos de sellos.
Este archivo de ejemplo está destinado únicamente a fines técnicos de diseño y pruebas. Las agencias pueden emplearlo para desarrollar y validar sus procesos de ingestión, análisis y supresión de archivos, con el fin de cerciorar que la información de antecedentes penales sellados (CHR) se identifique y elimine de los flujos de trabajo de difusión.
Descargar
Aviso importante:
- El archivo de muestra contiene datos sintéticos y no identificables creados únicamente con fines de demostración.
- Todas las agencias de la BSS son responsables de diseñar procesos de producción seguros y automatizados que suprimen o eliminen inmediatamente cualquier dato CHR listado en los archivos oficiales de orden de sellos transmitidos por VSP.
- La difusión o el intercambio de información de antecedentes penales sellados, total o parcialmente, está estrictamente prohibido por la ley de Virginia (§ 19.2-392.16).
- Cada agencia BSS registrada debe validar que sus sistemas pueden recibir órdenes de sellos, actualizando los registros de forma rápida y evitando la difusión de datos sellados o eliminados.
Legal
- Texto completo del Código de Virginia § 19.2-392.16
- Contrato de Registro BSS
Documento de Control de Interfaz (ICD)
Para ayudar a las agencias BSS a preparar sus sistemas de información para recibir notificaciones de órdenes de sellos, VSP proporciona un Documento de Control de Interfaz (ICD) descargable.
Este ICD explica cómo se entregarán los archivos de notificación de orden de sellos y qué significa cada campo del archivo. Las agencias pueden emplearlo para diseñar y probar sus flujos de trabajo internos de análisis sintáctico, emparejamiento y supresión antes de poner en marcha el programa. El ICD incluye información útil como la disposición y formato del archivo, definiciones campo por campo y valores de muestra, etc. Se anima encarecidamente a las agencias a revisar el CIE con sus equipos técnicos e incorporarlo en sus actividades de desarrollo y pruebas para cerciorar que la información sellada de antecedentes penales se identifique rápidamente y no se difunde una vez recibida la orden de sello.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el costo de la cuota anual de licencia?
La cuota anual de licencia para registrar en el programa Business Screening Service es de30,000 dólares al año. La tasa deberá ser debida y pagadera en su totalidad durante el proceso de registro y en cada renovación anual posterior.
¿Cuántos usuarios pueden acceder al portal de órdenes de sellos BSS desde una sola cuenta de agencia?
Cada cuenta de agencia BSS puede designar hasta cinco usuarios individuales para acceder al portal de pedidos de sellos BSS y ver la información de pedidos de sellos. Estos usuarios deben ser identificados específicamente por la agencia y cada uno recibirá credenciales de acceso únicas. No está permitido compartir credenciales entre el personal o los lugares y puede considerar una violación del acuerdo BSS.
¿Qué tan rápido deben procesar las órdenes de sellado?
Los registros sellados deben procesar rápidamente en la notificación y descarga del archivo de la orden de sellos.
¿Qué sanciones existen por incumplimiento?
Las sanciones pueden incluir1$,000 o daños reales (lo que sea mayor), además de costos y honorarios de abogados para las personas afectadas. También se pueden imponer sanciones civiles de hasta2$,500 por infracción intencionada.
¿Cómo actualizo la información de mi organización con VSP?
Contacte con la sección de Cuentas del Intercambio de Registros de Solicitantes Civiles (CARE) de VSP en ncjihelp@vsp.virginia.gov para obtener información sobre cómo actualizar sus datos de registro.
¿Qué ocurre si no renovo mi registro?
No renovar antes de la fecha especificada supondrá la suspensión inmediata del acceso a las órdenes de sellado hasta que se complete el proceso de renovación y se paguen todas las tasas pendientes.